Reibungsloser Übergang ins neue ERP-System

1. Ausgangssituation

Ein Handelsunternehmen mit 300 Mitarbeitenden stand kurz vor dem Go-Live eines neuen ERP-Systems.

• Die Altdaten stammten aus drei unterschiedlichen Vorsystemen (Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Excel-Listen).

• Inkonsistenzen, Dubletten und fehlerhafte Datensätze führten zu Risiken in Auftragsbearbeitung und Buchhaltung.

• Erste Testimporte zeigten: Kunden- und Artikeldaten waren unvollständig oder mehrfach vorhanden.

• Das Projekt drohte, durch eine fehlerhafte Migration ins Stocken zu geraten – mit der Gefahr von Lieferausfällen und fehlerhaften Rechnungen.

Die Geschäftsführung wusste: Ohne eine strukturierte Datenmigration war ein stabiler Go-Live nicht möglich.

2. Vorgehensweise / Lösung

Mit einem strukturierten Migrationskonzept wurde der Übergang abgesichert:

• Datenanalyse: Vollständige Prüfung aller relevanten Stammdaten auf Konsistenz und Vollständigkeit.

• Bereinigung: Dubletten und Fehler wurden identifiziert und korrigiert.

• Migrationsstrategie: Entwicklung einer schrittweisen Überführung der Daten, getrennt nach Kunden, Lieferanten, Artikeln und Finanzdaten.

• Testmigrationen: Mehrfache Probeläufe mit kontrollierten Datenbeständen zur Risikoabsicherung.

• Validierung: Abgleich von Testresultaten mit Key-Usern in Einkauf, Vertrieb und Buchhaltung.

• Go-Live-Planung: Durchführung der finalen Migration in einem eng getakteten Zeitfenster, ohne Unterbrechung des Geschäftsbetriebs.

Der Ansatz kombinierte technische Präzision mit enger Abstimmung mit den Fachabteilungen.

3. Ergebnis / Nutzen

Das Unternehmen konnte sein ERP-System erfolgreich und ohne Betriebsunterbrechung live schalten.

• Hohe Datenqualität: Über 95 % der relevanten Stammdaten wurden fehlerfrei übernommen.

• Stabiler Go-Live: Keine Ausfälle im Tagesgeschäft, Aufträge und Rechnungen konnten ohne Unterbrechung verarbeitet werden.

• Vertrauen im Team: Die Fachbereiche bestätigten die hohe Qualität der Daten und arbeiteten sofort produktiv im neuen System.

• Zukunftsfähigkeit: Durch die saubere Migration wurden die Grundlagen für spätere Prozessautomatisierungen gelegt.

4. Kernerkenntnis

Eine ERP-Einführung ist nur so stark wie ihre Datenbasis – strukturierte Migration sichert Qualität, Stabilität und Vertrauen.

5. Hinweis

Diese Fallstudie basiert auf typischen Projektszenarien aus der Praxis. Sie dient der Veranschaulichung, wie wir vorgehen und welche Ergebnisse erreichbar sind.